Antes de comenzar a dar una serie de pautas muy específicas (que, en mi caso, me resultan muy efectivas) sobre cómo gestionar el tiempo dedicado al correo electrónico, es necesario llevar a cabo algunos preparativos que simplifiquen la tarea que afrontamos:

• Centraliza la recepción de tus correos en una única cuenta: Una de los motivos que hacen perder más tiempo con el correo electrónico es tener que revisar diariamente varias cuentas. Lo óptimo en estos casos es emplear las herramientas de Reenvío (Forward) automático, en cada una de esas cuentas, hacia una única cuenta de correo electrónico, que será desde la que gestionemos dichos correos.
• Clasifica el contexto de tus correos electrónicos: Establecer contextos generales (Trabajo, Familia, Amigos, Proyectos) tiene por objetivo principal focalizar, según el momento del día, nuestra atención sobre determinados correos electrónicos, evitando aquellos que puedan resultar perniciosos para la actividad que estemos llevando a cabo. Resulta conveniente que el número de estos contextos no sea excesivo, dado que con esta clasificación se pretende también reducir el número de variables de decisión a la hora de establecer prioridades. Estos contextos deben estar representadas a través de carpetas con sus nombres correspondientes.
• Establece filtros en tu cuenta de correo electrónico: Una de las claves para optimizar el tiempo frente al correo electrónico es evitar factores que nos impidan tomar decisiones rápidas. Para ello, como primera medida, es imprescindible clasificar y archivar inmediatamente todos los correos que se encuentren en la Bandeja de Entrada. La mejor manera de llevar a cabo esta tarea es mediante la automatización de la misma, utilizando para ello filtros automáticos. Los filtros permiten, por ejemplo, en base a unas características definidas por el usuario (una dirección de correo o palabra clave) llevar a cabo una serie de acciones con los correos que lleguen a la Bandeja de Entrada, siendo una de ellas el archivo en determinadas carpetas. Lógicamente, las carpetas en que archivaremos los correos corresponderán a los contextos definidos previamente.
• Establece posibles acciones a realizar: Las acciones que definamos, al igual que los contextos, deben presentarse de la forma más simplificada posible, dado que van a determinar nuestra actuación con respecto a los correos electrónicos recibidos, representando implícitamente la prioridad que le otorgamos a cada uno de ellos. Ejemplos muy claros de acciones que se pueden definir son Responder, Revisar y Esperar. Nuevamente se debe crear una carpeta por cada acción que se haya definido y el número de éstas ha de ser el menor posible.

En este punto deberíamos tener una cuenta de correo electrónico con un número muy limitado de carpetas definidos por el usuario, divididas en contextos (Amigos, Familia, Trabajo, Proyectos, …) y acciones (!Responder, !Revisar, !Esperar, …), aparte de las carpetas habituales (Bandeja de Entrada, Enviados, Borradores, Spam y Basura). La razón de que las acciones vengan precedidas por un signo de exclamación es que el cliente de correo electrónico, que empleamos para gestionar nuestro correo, deje éstas en la parte superior al ordenarlas automáticamente.

A continuación se mostrará una serie de pautas para organizar la actividad diaria:

• Fija horarios para leer y organizar tu correo: Desactiva todo tipo de notificaciones que tu cliente de correo electrónico oferte y cíñete a una serie de horas muy determinadas para revisar, leer y responder tus correos. En general, basta con un par de sesiones diarias, de no más de una hora, para dar salida, al menos, a los correos electrónicos más importantes.
• Vacía la Bandeja de Entrada de correos electrónicos: Cada vez que entres en tu cuenta de correo electrónico debes vaciar inmediatamente la Bandeja de Entrada, archivando los distintos correos según los contextos definidos al inicio (si se han configurado filtros, el 90% de nuestro trabajo estará hecho). En general no será necesario que abras cada correo electrónico, pero si te surgen dudas sobre qué contexto asignarle, la lectura que hagas debe ser muy rápida. No marques ningún mail como leído, simplemente archívalos en sus correspondientes contextos.
• Selecciona los correos según el contexto actual: Cómo ya he comentado previamente, según las circunstancias has de dar prioridad a unas u otras categorías. No tienes ningún sentido que, por ejemplo, estando en el trabajo pretendas responder mails de tipo personal o que mientras estás en casa pretendas resolver temas laborales. Sé estricto.
• Establece acciones para cada correo electrónico: Una vez seleccionado el contexto adecuado, se realiza una primera lectura de correos electrónicos. Al terminar de leer cada correo se ha de asignar una acción a realizar (o ninguna), entre las que hemos definido al principio, archivando el mail en la carpeta correspondiente. Ahora bien, si puedes dar salida a un correo en menos de un minuto, hazlo y no pierdas el tiempo en planificación alguna para él.

Hasta el momento hemos organizado nuestros correos electrónicos según acciones a realizar con ellos, donde cada acción determina implícitamente un distinto grado de importancia. Por último, voy a describir dos sencillos pasos a seguir a la hora de tratar cada correo electrónico:

• Determina el próximo correo electrónico según su importancia: Que algo sea urgente no significa que sea importante. Determina el mail de mayor importancia, según tema o remitente, y responde o soluciona todas las tareas derivadas del mismo.
• Clasifica el correo en su categoría correspondiente: Una vez que has respondido, o solucionado todas las tareas derivadas de un correo electrónico, archívalo nuevamente en su contexto original marcándolo como Leído.

Al finalizar la sesión, no importa si no has dado respuesta a todos los correos electrónicos, archiva aquellos no respondidos en sus contextos correspondientes, sin olvidar marcarlos nuevamente como No Leído.

Adquirir estos hábitos puede resultar al principio una tarea francamente tediosa, sin embargo, cuando se han adquirido y asimilado, los resultados son inmejorables en términos de eficiencia.

Adicionalmente, existen servicios web o clientes de correo electrónico, que permiten etiquetar los mails, en lugar de tener que archivarlos en carpetas, lo que simplifica notablemente las tareas a llevar a cabo.

[Publicado originalmente el 9 de Febrero de 2008]

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